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Bewerbungsgespräch richtig führen – Tipps für Arbeitgeber:innen

Eine junge Frau sitzt mit dem Rücken zu uns. Sie führt mit einem Mann per Video ein Bewerbungsgespräch auf dem Laptop. Links neben ihr liegen seine Bewerbungsunterlagen. Eine klassische Situation in Corona-Zeiten.

Ein Bewerbungsgespräch richtig zu führen, kann schwierig sein. Es gilt innerhalb kürzester Zeit den geeigneten Kandidaten für sich zu finden, der die gewünschten Qualifikationen mitbringt und gleichzeitig zur Unternehmenskultur passt. In der Corona-Krise wird dieser Prozess dadurch erschwert, dass viele Vorstellungsgespräche online geführt werden. Damit die Wahl - unabhängig von der Pandemie - auf den oder die richtige Kandidat:in fällt, gilt es sich gut vorzubereiten und die richtigen Fragen zu stellen. In diesem Artikel geben wir Arbeitgeber:innen praxisnahe und hilfreiche Tipps an die Hand, wie Sie ein Bewerbungsgespräch richtig und professionell führen - online und offline.

Bewerbungsgespräch richtig führen: Tipps zur Vorbereitung für Arbeitgeber:innen

Egal ob ein Bewerbungsgespräch derzeit wegen Corona zum Beispiel per Zoom, Microsoft Teams oder Skype geführt werden muss oder ganz klassisch offline im Unternehmen stattfindet: Es läuft nach demselben Muster ab. In beiden Fällen gilt es sich vorab umfangreich vorzubereiten. Lesen Sie das Anschreiben des Bewerbers oder der Bewerberin aufmerksam durch. Analysieren Sie den Lebenslauf und leiten Sie gegebenenfalls für Sie wichtige Fragen daraus ab. Das zählt eigentlich zum kleinen Einmaleins fürs Vorstellungsgespräch. Trotzdem wird dieser Punkt in der Hektik gerne mal übersprungen. Versuchen Sie bei der Vorbereitung darüber hinaus folgende Fragen für sich und Ihr Unternehmen zu beantworten:

  • Welche persönlichen Qualitäten braucht der oder die neue Mitarbeiter:in?
  • Welche beruflichen Qualifikationen sind für die zu besetzende Stelle am wichtigsten?
  • Wie sieht es aus mit Weiterbildungsmöglichkeiten, Leistungen und Aufstiegschancen im Unternehmen? (Auch Bewerber:innen stellen Fragen!)

Im nächsten vorbereitenden Schritt schaffen Sie die strukturellen Voraussetzungen für das Bewerbungsgespräch - unabhängig davon, ob es online oder offline stattfindet:

  • Welche Abteilungen müssen eingebunden werden?
  • Wie viele Teilnehmer:innen sollen beim Vorstellungsgespräch dabei sein?
  • Welche Fach- und Führungskräfte sind beim Gespräch dabei?
  • Wer soll bzw. darf Fragen stellen?
  • Muss jemand währenddessen Protokoll führen?
  • Wie lange soll das Bewerbungsgespräch insgesamt dauern?

Sie merken: Nicht nur Bewerber:innen müssen sich gut auf ein Job-Interview vorbereiten. Potenzielle Arbeitgeber:innen wirken wesentlich professioneller, wenn sie ebenso ihre Hausaufgaben gemacht haben und über alle möglichen Fragen informieren können.

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Wir sind Expert:innen in der professionellen Beratung und Vermittlung von Fach- und Führungskräften im IT- und Finanzsektor. Von Beginn an unterstützen wir Arbeitgeber:innen bei der Suche nach geeigneten Kandidat:innen. Unsere Personalberater:innen stehen Ihnen beim gesamten Bewerbungsprozess, bei den Vertragsverhandlungen und auch in der Probezeit zur Seite. Damit möchten wir sicherstellen, dass zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen alles reibungslos klappt. Als professionelle Personalberatung fungieren wir wie ein neutrales Bindeglied zwischen beiden Parteien mit dem Ziel eine nachhaltig erfolgreiche Stellenbesetzung zu gewährleisten.

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Die 5 Phasen eines klassischen Vorstellungsgesprächs

Wer seit mehreren Jahren Bewerbungsgespräche führt, hat vermutlich seinen eigenen Stil entwickelt und sich passende Fragen und Formulierungen zurechtgelegt. Es schadet aber nie sich mit Kolleg:innen auszutauschen, um neuen Input zu erhalten und möglicherweise auf eigene Fehler aufmerksam gemacht zu werden, die man innerhalb eines Vorstellungsgesprächs macht. Dazu können das grundsätzliche Verhalten gegenüber Kandidat:innen zählen sowie der Kleidungsstil. Es kann auch sein, dass Sie durch Ihre entwickelte Routine wichtige Phasen eines klassischen Bewerbungsgesprächs überspringen. Die Grundstruktur sollten Sie aber möglichst beibehalten. Das sorgt dafür, dass Bewerber:innen abgeholt werden, sich im Gespräch entspannen und schließlich bestmöglich von sich überzeugen können.

Die 5 Phasen des Bewerbungsgesprächs: Smalltalk, Kennenlernen, Selbstpräsentation, Rückfragen, Abschluss. Graphische Darstellung.

Die Phasen eines Bewerbungsgesprächs können unterschiedlich lang sein. Das hängt davon ab, wie viel Zeit Sie für das gesamte Gespräch einplanen. Bei 45 Minuten könnte das folgendermaßen aussehen:

  • 1. Phase: Smalltalk - 5 Minuten
  • 2. Phase: Kennenlernen - 15 Minuten
  • 3. Phase: Selbstpräsentation - 10 Minuten
  • 4. Phase: Rückfragen - 10 Minuten
  • 5. Phase: Abschluss - 5 Minuten

1. Phase: Smalltalk - 5 Minuten

In dieser Phase bekommen die Bewerber:innen einen ersten Eindruck von Ihnen und vom Unternehmen. Unterschätzen Sie diese Phase deshalb nicht. Der Kandidat oder die Kandidatin sollte sich nicht wie bei einem Pflichttermin fühlen, sondern eben wie ein:e potenziell:e Mitarbeiter:in. Selbst wenn es am Ende nicht mit der Einstellung klappt, sollten Sie einen positiven Gesamteindruck hinterlassen. Schließlich wollen Sie, dass auch abgelehnte Kandidat:innen gut über Sie und Ihr Unternehmen sprechen. Behalten Sie das im Hinterkopf!

Begrüßen Sie den Bewerber bzw. die Bewerberin zu Beginn des Gesprächs mit einem festen Händedruck und einem freundlichen Lächeln. Durch die Abstands- und Hygieneregeln in Corona-Zeiten ist der klassische Handschlag aber keine gute Idee. Als Alternative gibt es inzwischen die sogenannte Corona-Begrüßung. Die kann unterschiedlich aussehen: Entweder Sie machen den Ellenbogen-Gruß, den Faust-Gruß oder Sie begrüßen sich mit dem Fuß. Nehmen Sie Kandidat:innen die Entscheidung einer geeigneten Begrüßung am besten ab. Diese sind zum jetzigen Zeitpunkt noch nervös. Darüber hinaus beweisen Sie, dass Sie das Vorstellungsgespräch von Anfang an richtig führen und lenken können. 

Bei einem Online-Bewerbungsgespräch gestaltet sich das Ganze etwas einfacher. Wichtig dabei ist, dass Sie freundlich sind, ruhig und in die Kamera gucken. Nehmen Sie dem Bewerber oder der Bewerberin die Nervosität. Fragen Sie zum Beispiel, ob mit der Video-Software und der Internetverbindung alles in Ordnung ist. Beim Smalltalk kommt man aktuell sowieso nicht über das alles beherrschende Thema Corona drum herum.

Wichtiger Tipp: Achten Sie auf die Sitzordnung!

Wird das Bewerbungsgespräch online geführt, spielt die Sitzordnung keine besondere Rolle. Die Teilnehmer:innen sitzen jeweils bei sich zu Hause oder in einem Konferenzraum. Treffen allerdings alle aufeinander, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wer wo sitzen soll.

Das sollten Sie nicht tun:

Die Anordnung wie bei einer mündlichen Prüfung. Arbeitgeber:in, Personaler:in und Protokollant:in in einer Reihe nebeneinander. Gegenüber von ihnen sitzt der oder die Kandidat:in und dazwischen steht ein breiter Tisch. Da viele Menschen Angst vor Prüfungen haben, stressen sie solche Situationen gewaltig. Deshalb werden sich auch Bewerber:innen bei dieser Sitzordnung  höchstwahrscheinlich unwohl fühlen. Wie wir eingangs schon erklärt haben: Bewerber:innen sollten direkt den Eindruck bekommen, wie potenzielle Mitarbeiter:innen behandelt zu werden. Die Sitzordnung wie bei einer Prüfung wirkt da eher kontraproduktiv

Das sollten Sie tun:

Setzen Sie sich an einen runden Tisch. Wenn Sie nur einen langen breiten Konferenztisch haben, dann über Eck. Das wirkt deutlich kooperativer und symbolisiert gleichzeitig, dass es kein striktes Gegenüber gibt. Diese Option ist für alle viel komfortabler und so lassen Sie Ihrem Kandidaten bzw. Ihrer Kandidatin etwas Freiraum.

Die Sitzordnung im Bewerbungsgespräch ist wichtig. Nicht gegenüber sitzen wie bei einer Prüfung. Lieber über Eck oder an einem runden Tisch.

Sind die ersten Worte gewechselt, geht es an die nächste Formalität: die Vorstellung. Erklären Sie, wer alles an dem Bewerbungsgespräch teilnimmt - egal ob online oder offline. Nennen Sie dabei nicht nur den Vor- und Nachnamen der Teilnehmer:innen, sondern auch die jeweilige Funktion im Unternehmen und wieso die Personen anwesend sind. Erläutern Sie anschließend den Ablauf des Gesprächs. Falls der Bewerber oder die Bewerberin keine Fragen mehr hat, geht es nun los.

2. Phase: Kennenlernen - 15 Minuten

Sie wollen den Kandidaten bzw. die Kandidatin besser kennenlernen ebenso wie seine oder ihre Motivation. Häufig stellen Arbeitgeber:innen oder Personaler:innen deshalb folgende Fragen:

  • Erzählen Sie etwas über sich!
  • Aus welchem Grund haben Sie sich bei uns beworben?
  • Warum möchten Sie diesen Job?
  • Wieso sollten wir Sie einstellen
  • Welche Erfahrungen und Fähigkeiten haben Sie?

Auf diese Selbstpräsentation sind gute Kandidat:innen bestens vorbereitet. Sie können deshalb ruhig ein paar mehr Fragen stellen. Wenn sie nachhaken, erfahren Sie wiederum mehr über den Bewerber oder die Bewerberin. Vergessen Sie aber nicht, dass Kandidat:innen an der Stelle immer noch nervös sind. Vorstellungsgespräche sind schließlich Ausnahmesituationen. Nicht jeder ist so geübt darin wie Sie. Auch wenn das jetzt nicht Ihre Bühne ist, können Sie trotzdem eine gute oder schlechte Figur abgeben. 

Begegnen Sie dem Bewerber oder der Bewerberin auf Augenhöhe. Heißt: Stellen Sie die Eröffnungsfragen ohne skeptischen oder strengen Unterton. Formulieren Sie die Fragen angemessen freundlich und lächeln Sie ruhig dazu. Das Gespräch sollte nicht wie ein Verhör klingen. Helfen Sie Kandidat:innen beispielsweise über Blackouts hinweg oder geben Sie ruhig zu, dass auch Sie ein bisschen aufgeregt sind. Schließlich sind Sie gespannt, wer da vor Ihnen sitzt. Das zeugt wiederum von Menschlichkeit und Größe. Unterbrechen Sie außerdem Bewerber:innen nie. Umgekehrt würden Sie das genauso wenig wollen. 

Wenn Sie sich zwischendurch Notizen machen wollen, ist das gut und richtig. Ständiges Klicken mit dem Kugelschreiber sollten Sie aber unterlassen. Gleiches gilt für das Spielen mit Ringen am Finger oder an der Kleidung und auch der Blick auf die Uhr oder aus dem Fenster. All das schafft keine entspannte Atmosphäre. Ganz im Gegenteil: Das wirkt unhöflich und steigert sogar noch das Lampenfieber der Kandidat:innen. Darüber hinaus wirft so ein Verhalten am Ende ein schlechtes Licht auf Sie und Ihr Unternehmen. Sie bleiben durch Ihr fehlendes Interesse und der herablassenden Haltung beim Bewerber oder der Bewerberin in Erinnerung. 

3. Phase: Selbstpräsentation - 10 Minuten

Der Blick richtet sich jetzt auf Sie: Erzählen Sie etwas mehr von sich und Ihrem Unternehmen. Ziel eines Bewerbungsgesprächs ist es nicht nur, einen geeigneten Kandidaten bzw. eine geeignete Kandidatin zu finden, sondern den- oder diejenige auch für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Sparen Sie sich aber die einstudierte Werbebotschaft sowie die Unternehmensgeschichte. Gut vorbereitete Kandidat:innen haben sich sowieso schon im Internet informiert. Erzählen Sie stattdessen kurz über die Unternehmenskultur, die Arbeitsabläufe und die Anforderungen an den Job. Bewerber:innen, die ihre Hausaufgaben gemacht haben, wollen im Anschluss Folgendes wissen:

  • Warum ist die Stelle frei?
  • Gab es einen Vorgänger? Wenn ja, wo ist der jetzt?
  • Was erwarten Sie sich von der (Neu-) Besetzung der Stelle?
  • Wie messen Sie Erfolg?
  • Wie groß ist das Team? An wen wird berichtet?
  • Welchen Hintergrund haben der Chef bzw. die Chefin?

Wenn mehrere Personen an dem Bewerbungsgespräch teilnehmen, ist es empfehlenswert, wenn jede:r einen Bereich des Unternehmens und der Unternehmenskultur vorstellt. Das ist auch hilfreich für den Kandidaten bzw. die Kandidatin, um von allen einen besseren Eindruck zu bekommen. Achten Sie dabei auf den Umgang untereinander. Das Betriebsklima kann noch so harmonisch sein: Wenn Sie sich uneins sind und sich gegenseitig ständig ins Wort fallen, wirft das ein schlechtes Licht auf Sie und die Kolleg:innen.

4. Phase: Rückfragen - 10 Minuten

In dieser Phase haben Bewerber:innen die Möglichkeit offene Fragen zu stellen. Ganz wichtig: Unterschätzen Sie diesen Punkt im Ablauf des Bewerbungsgesprächs nicht, denn er verrät einige wichtige Details über die Person. Clevere Rückfragen sollten Sie als Kompliment werten. Das bedeutet, dass Sie eine gute Vorauswahl getroffen haben. Weichen Sie dem Bewerber oder der Bewerberin an dieser Stelle aber nicht aus. Antworten Sie gezielt und ehrlich.

Es gibt aber auch Fragen, die den Kandidaten bzw. die Kandidatin nicht ganz so gut aussehen lassen. Reagieren Sie jetzt nicht beleidigt oder schnippisch. Der Trick ist, den Bewerber oder die Bewerberin charmant auf den Fehler aufmerksam zu machen. Beispiel:

So formulieren Sie Fragen im Bewerbungsgespräch richtig. Als Arbeitgeber:in sollte man dem Kandidat:en immer ein gutes Gefühl vermitteln.

So geben Sie dem bzw. der Kandidat:in die Chance, sich zu korrigieren. Gleichzeitig weiß er oder sie im Falle einer Absage, woran es unter anderem gelegen haben könnte.

5. Phase: Abschluss - 5 Minuten

Das Bewerbungsgespräch ist jetzt auf der Zielgeraden und hoffentlich gab es bisher keine Stolpersteine. Neben dem obligatorischen Dank für den Besuch, das angenehme Gespräch und eine förmliche Verabschiedung, haben Sie allerdings auch hier eine gute Gelegenheit, zu punkten und ein rundes Unternehmensbild zu hinterlassen. Bevor der Kandidat bzw. die Kandidatin danach fragen muss, können Sie etwa selbst klären:

  • Wie geht es im Bewerbungsprozess jetzt üblicherweise weiter?
  • Gibt es noch ein zweites Vorstellungsgespräch?
  • Wann kann der oder die Bewerberin frühestens mit einer Antwort rechnen?
  • Wer bleibt sein:e Ansprechpartner:in?
  • Wie kann der Bewerber bzw. die Bewerberin etwaige Fahrtkosten abrechnen?

Gut vorbereitete Bewerber:innen, die sich mit der Stelle und dem Unternehmen intensiv befasst haben, erwarten das berechtigterweise. Um ein Bewerbungsgespräch richtig zu führen, sollten Sie sich also gut vorbereiten, ehrlich und aufmerksam sein. Begegnen Sie dem Kandidaten bzw. der Kandidatin mit Respekt. Das führt unter anderem dazu, dass auch abgelehnte Kandidat:innen positiv über Sie und Ihr Unternehmen sprechen.

Diese Fragen sind im Bewerbungsgespräch ein No-Go

In den vorherigen Abschnitten haben wir einige Fragen erwähnt, die Arbeitgeber:innen oder Personaler:innen gerne in einem Vorstellungsgespräch stellen. Es gibt aber Fragen, die nach Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) in einem Bewerbungsgespräch verboten sind. Der Grund: Sie gehen das Unternehmen de facto nichts an. Fragen zu folgenden Themen sind demnach unzulässig:

  • Schwangerschaft und Familienplanung,
  • Sexualität und Religion,
  • Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit,
  • Familienmitglieder und Verwandte,
  • Gesundheitliche Situation, 
  • Strafen oder Schulden.

Sie dürfen also nur nach Informationen fragen, die in einem Zusammenhang zum Job stehen. So sollen die Persönlichkeitsrechte von Bewerber:innen geschützt werden. 

Online-Bewerbungsgespräch: Das sollten Sie beachten

In einem Online-Bewerbungsgespräch läuft es inhaltlich ganz ähnlich ab. Auch hier stellen Sie typische Bewerberfragen. Zusätzlich müssen Sie und der oder die Bewerber:in technische Herausforderungen bewältigen. Dazu zählen eine stabile Internetverbindung, die richtige Beleuchtung und eine gute Bildqualität der Kamera. Dadurch ist es noch wichtiger, dass Sie Ihrem Kandidaten oder Ihrer Kandidatin ein gutes Gefühl vermitteln. 

Wie lange das Online-Vorstellungsgespräch dauert, hängt ganz von der Zielsetzung ab. Davon leitet sich wiederum auch die Länge der einzelnen Bewerbungsphasen ab. Sie können frei entscheiden, ob Sie 20, 45 oder 60 Minuten ansetzen wollen. Wichtig ist, dass Sie den Startschuss für das Bewerbungsgespräch geben. Sie starten den Videochat sowie das Gespräch mit einigen einleitenden Worten. Sollte das aus der Einladung nicht eindeutig hervorgehen, klären Sie das vorab telefonisch oder per E-Mail ab. Noch ein Tipp an der Stelle: Öffnen Sie den Video Conference-Room, wenn möglich, 10 bis 15 Minuten vorher. Auch in der digitalen Welt will Ihr:e Bewerber:in natürlich nicht zu spät kommen und wird vermutlich versuchen sich vorher schon mal einzuloggen.  

Tipp: Wir bieten Arbeitgeber:innen und Kandidat:innen eine kostenlose Checkliste für Bewerbungsgespräche an - sowohl online als auch offline. Sie können die Checkliste einfach und unkompliziert herunterladen und mit Kolleg:innen oder Bekannten teilen.

Fazit: So führe ich als Arbeitgeber:in ein Vorstellungsgespräch professionell

Es gibt viele Faktoren, die ein gutes Bewerbungsgespräch beeinflussen. Zunächst spielt die Atmosphäre eine wichtige Rolle - sowohl online als auch offline. Bewerber:innen müssen sich wohl fühlen, nur dann sprechen sie freier und aufrichtiger. Auf diese Weise gelingt es Ihnen am Ende seine oder ihre Persönlichkeit besser kennenlernen. Findet das Gespräch in Ihrem Unternehmen statt, machen Sie sich zusätzlich Gedanken zur geplanten Sitzordnung. Ein Frontalgespräch wird nicht zu einer guten Atmosphäre beitragen. 

Stellen Sie darüber hinaus sinnvolle Fragen, formulieren Sie diese aber locker und freundlich. Wichtig: Kommen Sie nicht zu spät und schalten Sie Ihr Handy aus. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Verhalten Sie sich so, wie Sie es auch von den Bewerber:innen erwarten würden. 

Ein gutes Bewerbungsgespräch zeichnet sich am Ende vor allem durch eins aus: Vorbereitung - egal ob online oder offline. Haben Sie Ihre Hausaufgaben gemacht, stehen die Chancen gut, dass Sie auch den perfekten Kandidaten oder die perfekte Kandidatin für Ihr Unternehmen finden werden. Und wenn das nicht klappt, haben Sie zumindest einen insgesamt positiven Eindruck bei den Bewerber:innen hinterlassen.

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